Carta de aviso de termino de contrato, ¿Qué debe contener?

El término de una relación laboral individual de trabajo es un tema que, generalmente, provoca un conflicto entre las partes empleador y trabajador, salvo que el término sea producto del acuerdo de las partes. Este conflicto que puede generarse, en la medida que no sea resuelto directamente por las partes o no fructifique la posibilidad de un acuerdo en comparendo en la Inspección del Trabajo u otro ministro de fe, culminar en los juzgados del trabajo, para que sea el juez laboral quien resuelva si el término del contrato de trabajo se ha ajustado o no a la ley. Al momento del quiebre del lazo laboral, se generan derechos y obligaciones para ambas partes involucradas.

El oportuno cumplimento de estos deberes, elude infracciones a las normas laborales que regulan a los empleadores y disminuye en gran medida que el trabajador decida recurrir a los Tribunales de Justicia.

La comunicación se debe realizar en el caso del término del contrato de trabajo ya sea por la causal más usada como lo es necesidades de la empresa; o por vencimiento del plazo (contrato a plazo fijo) o de la obra o faena en que se desempeñaba el trabajador, y también en el caso de que la relación laboral llegue a término por caso fortuito o fuerza mayor.

¿Qué debe contener?

Las formalidades que debe cumplir esta carta, para el término de la relación laboral son todas las estipuladas en el Código del Trabajo, cuyo cumplimiento permite comunicar el término del contrato de trabajo de forma legal. La finalidad más importante del cumplimiento de todos estos requisitos es otorgar convicción a las partes del término y por, sobre todo, al trabajador sobre los motivos de su despido. Los requisitos que este documento debe cumplir se subordinan a la causal invocada. Por ello, describiremos cada una.

Entonces, si el contrato de trabajo finaliza por algunas de las causales descritas en los números 4, 5 o 6 del artículo 159, o si el empleador invocara el término de la relación laboral, por aplicación de una o más de las causales señaladas en el artículo 160, la comunicación con el trabajador debe ser por escrito, personalmente o por correo certificado, que debe ser enviada al domicilio del trabajador, señalado en el contrato, en ella se debe informar la o las causales aducidas. Además, detallar los hechos en que se funda el despido.

Este aviso debe ser entregado o enviado, dentro de los tres días hábiles siguientes al de la separación del trabajador. En cambio, si se trata de la causal señalada en el número 6 del artículo 159, el plazo aumenta a seis días hábiles.

Paralelamente el empleador de enviar copia del aviso de termino de contrato antes mencionado a la respectiva Inspección del Trabajo, para esto cuenta con el mismo plazo. Las Inspecciones del Trabajo, mantiene un registro de las comunicaciones de terminación de contrato que se les son enviados, el cual mantiene actualizado con los avisos recibidos de los últimos treinta días hábiles.

Ahora bien, cuando el empleador invoque la causal del inciso primero del artículo 161 del Código del Trabajo, el aviso deberá darse al trabajador, con copia a la Inspección del Trabajo respectiva, a lo menos treinta días antes. No obstante, no se necesario esta notificación anticipada cuando el empleador paga al trabajador una indemnización en dinero igual a la última remuneración mensual devengada, llamada “indemnización sustitutiva del aviso previo”.

La comunicación al trabajador deberá, además, indicar, exactamente, el monto total a pagar de conformidad con lo dispuesto en el artículo siguiente.

Otro requisito estipulado por la ley para proceder al despido de un trabajador por alguna de las causales a que se refieren los párrafos anteriores, el empleador debe informar por escrito el estado de pago de las cotizaciones previsionales devengadas hasta el último día del mes anterior al del despido, adjuntando los comprobantes que lo justifiquen. Si el empleador al momento del despido no está al día con el pago de las cotizaciones previsionales del trabajador, el finiquito, no genera el término del contrato de trabajo.

En cambio, el empleador podrá ratificar el despido por medio del pago de las imposiciones que hayan estado morosas, lo que comunicará al trabajador mediante una carta certificada junto a la documentación emitida por las instituciones previsionales, en la que debe constar que el pago fue realizado.

Sin perjuicio de lo anterior, durante el tiempo que transcurra entre la fecha de desvinculación y la fecha de envío o entrega de la referida comunicación al trabajador el empleador deberá pagar al trabajador las remuneraciones y demás prestaciones consignadas en el contrato de trabajo.

Las omisiones o errores en que incurra el empleador de estas comunicaciones que no tengan relación con la obligación de pago íntegro de las imposiciones previsionales, no invalidarán la terminación del contrato, sin perjuicio de las sanciones administrativas que establece el artículo 506 del Código del Trabajo.

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